Durante los primeros días de una empresa, el intercambio de mensajes para agendar citas es manejable. «¿Estás disponible este martes? ¿No? ¿Qué te parece el miércoles? No puedo al mediodía... ¿Hay otra hora que te venga bien?».

¿Pero qué sucede cuando empiezas a crecer? Tu tiempo se vuelve más valioso y un sistema básico de intercambio de correos electrónicos con un potencial cliente ya no es suficiente. Necesitas encontrar una forma más eficiente y rápida de programar tus reuniones. Es aquí donde entra en juego el software para agendar citas.

Te explicamos las principales razones por las que deberías utilizarlo:

Disponibilidad de contacto las 24 horas del día, los 7 días de la semana y durante todo el año. Permite que tu negocio esté abierto constantemente. El cliente podrá reservar su cita cuando quiera, sin tener que esperar a que tú puedas atenderle.

Incrementa tu productividad. ¿Cuánto tiempo te lleva atender tus reservas telefónicas? ¿Gestionas bien todas tus reservas? Podrás estar mucho más organizado a la hora de ver las citas que tienes durante la semana.

Un servicio al cliente excelente. ¿Pierdes clientes que no pueden contactar contigo en el momento exacto en que ellos precisen? Aportarás al cliente rapidez, comodidad y, sobre todo, le permitirás evitar esperas.

A continuación te presentamos los principales aspectos que debes tener en cuenta a la hora de escoger tu herramienta de citas online:

• Notificaciones y recordatorios al cliente. Para evitar olvidos la herramienta debe enviarle una notificación mediante email o SMS con antelación a la cita.

• Citas ilimitadas. Algunos sistemas o aplicaciones te obligan a realizar un pago mayor si quieres poder agendar más citas online. Necesitas una herramienta con la que agendar todas las citas que desees pudiendo hacer crecer tu negocio sin limitaciones.

• Pago online o presencial. La herramienta que elijas debe ofrecerte la posibilidad a tu cliente de hacer el pago online mediante tarjeta de crédito (pago totalmente seguro) y si la cita es presencial debe ofrecerle la opción de pago online, pero también presencial.

• Calendario con todas tus citas online y presenciales. La herramienta debe ofrecerte posibilidades de sincronización bidireccional con tu calendario para no crear duplicidades.

• Personalizar tu horario de trabajo. Porque no todos los días son iguales y existen las vacaciones. Tu herramienta debe permitirte bloquear ciertos días u horas y dejar libres otras para que puedan reservarse citas.

• Automatizar tu tiempo de descanso. Muchas veces, es necesario tener 5-10 minutos entre citas para preparar la próxima sesión o por cortesía con el cliente. La aplicación debe permitirte esto.

• Crear varios perfiles: Si tu negocio progresa y te ves en la necesidad de trabajar con otros profesionales la herramienta debe darte la posibilidad de añadir a todo tu equipo. Debes poder añadir a estos profesionales a tu web, cada uno con su horario, servicios y precios personalizados.

Calendly, SimplyBook, Bookitit o Setmore son algunos de los sistemas más utilizados para agendar citas online. Evalúa el que mejor se adapte a tus necesidades e implántalo. A partir de ese momento, el flujo de agenda, la organización de los clientes y el tiempo invertido en tareas de gestión mejorará exponencialmente.   Ω