Una de las metáforas que más utilizamos es comparar nuestro paso por la vida con un viaje. El otro día vi una frase escrita en un muro que me gusto mucho y que decía “ la vida es corta pero ancha”. Los días tienen 24 horas y no pueden tener ni una hora más, ni una menos, pero depende de nosotros si aprovechamos esas horas para hacer muchas o pocas cosas. En los viajes, ensanchamos el día, somos capaces de hacer muchas cosas y llegar agotados al final del día, pero con la satisfacción de haber realizado todo lo que nos propusimos para el mismo.

Ensanchar el día, algo que hacemos con total naturalidad cuando nos vamos de viaje y que nos cuesta mucho en nuestro día a día laboral. El prestigioso cardiólogo español Valentín Fuster, tanto en sus conferencias como en sus libros, nos recomienda quince minutos de reflexión diarios antes de comenzar nuestra jornada laboral, para organizar y planificar como va a ser nuestro día, lo mismo que hacemos en el desayuno cuando estamos de viaje.

Entiendo que la planificación a largo plazo suele ser una quimera difícil de cumplir, por eso es necesario que las planificaciones sean a corto plazo, el tiempo justo para que nos permita “controlar” lo que nos vaya a ocurrir a lo largo del día. El análisis diario es muy recomendable, puesto que nos permite ajustar los posibles imprevistos de última hora. En este tipo de planificaciones el grado de cumplimiento es muy elevado, a pesar de que debemos contar con las posibles sorpresas que nos puede deparar la vida.

En los viajes, nuestra planificación diaria consiste en adecuar nuestro tiempo en las visitas que vamos a realizar a lo largo del día, museos , monumentos, jardines, edificios singulares, etc. Y en muchas ocasiones se producen imprevistos  cuando paseamos por sitios que no teníamos previstos y aprovechamos para hacer cosas que no teníamos previstas.

En el ámbito profesional es muy habitual recurrir a complicados métodos de planificación, con herramientas complejas en las que tenemos que introducir multitud de datos para conseguir los famosos diagramas de gantt u otro tipo de informes. Yo prefiero la simplicidad,  en contabilidad de costes hay un lema no escrito, que dice, si el sistema es más caro que el ahorro que produce, no merece la pena implantarlo, si llevamos esta máxima a los sistemas de planificación, veríamos que en muchas ocasiones el trabajo previo que necesitamos es mayor que el beneficio que vamos a obtener por realizar la misma.

Los españoles tenemos el sanbenito, de que planificamos poco y ejecutamos mucho, mientras que por ejemplo los países anglosajones es al contrario, planifican mucho y ejecutan menos en proporción. No creo que lo españoles planifiquemos menos con respecto a otros países, lo que creo es que nuestra forma de hacerlo es más anárquica, menos sistémica, es una forma de planificar más informal, somos capaces de hacer una planificación en una servilleta de papel, teniendo un grado de eficacia muy parecido al que podríamos obtener utilizando un programa de planificación.

Si unimos nuestra forma de ser a una realidad científica, podemos llegar a la conclusión de que nuestra forma de hacer las cosas, es más natural que la de otros países de nuestro entorno. Estudios neurocientíficos han demostrado que el cerebro humano está  programado para elegir entre dos opciones, siempre la más fácil. No es que seamos vagos, es que nuestro cerebro está diseñado para nuestra supervivencia  y eso le lleva a tratar de  economizar esfuerzos constantemente , por tanto el cerebro siempre va a tender a realizar las tarea que entiende son más sencillas y dejar de lado las más complejas.

Planificar un viaje, no es una actividad simple, pero si es algo que hacemos de forma muy natural, al mezclar dos componentes importantes las emociones y la razón. La emoción por lo que vamos a vivir y a descubrir y la razón por ordenar y prever todo lo necesario para que nuestro viaje sea un éxito.

Durante mi carrera profesional, he oído en numerosas ocasiones a ese proyecto le falta alma, no le falta presupuesto, o ideas ,aunque esto también, etc, muchas veces les hace falta ese condimento que hace que algo sea diferente. Dice Victor Kuppers que la actitud lo es todo y lo visualiza con el ejemplo de que aquel al que le van a dar hoy el coche nuevo o la moto, ese día va chutado por la vida. Por eso la planificación de un viaje nos hace ir chutados por la vida, porque nos emociona lo que vamos a realizar.

En la planificación de proyectos , en muchas ocasiones, empezamos un proyecto en el que no tenemos claro donde queremos ir. Imaginar que estamos planificando un viaje y dudamos entre cinco destinos diferentes, con toda probabilidad no iremos a ninguno de ellos. Si en el inicio de un proyectos nos ocurre lo mismo, si no sabemos qué  queremos hacer o estamos dispersos en la fijación del objetivo, difícilmente podremos llegar al mismo. Es importantísimo tener claro cuál  es el destino del mismo, si cambiamos de rumbo en mitad del mismo es muy probable que acabemos llegando al fracaso.

Una vez que hemos decidido a qué lugar vamos a ir, lo siguiente que planeamos es en qué  fechas y cuál va a ser la duración del mismo. La cronología del viaje y las etapas que va a tener. En los folletos de viajes de las agencias, sobre todo en los viajes organizados, nos encontramos con la planificación diaria de lugares, excursiones, etc. En un proyecto lo dividimos en diferentes hitos o tareas que vamos realizando para conseguir el éxito del mismo, al igual que un viaje .

La siguiente pregunta es ¿cuántos vamos a ir?. Solos o acompañados, si vamos acompañados es bueno saber qué personas van a compartir nuestra aventura y qué cualidades tiene cada una de ellas. En un viaje que hacemos en grupo solemos repartir roles de forma informal, Luis es un apasionado de las guías y nos puede realizar itinerarios para que visitemos el mayor número de lugares posibles, Pepe en cambio es un crack para encontrar las mejores ofertas de restaurantes para comer, etc, etc. Con este paso tan simple nos garantizamos el éxito de nuestro viaje.
El siguiente paso es saber cómo vamos a ir a nuestro lugar de destino, avión, tren, coche,  y si necesitamos transporte de recogida en el aeropuerto o estación de tren, hoteles, ubicación, etc, en resumen la logística necesaria. En el diseño de un  proyecto, necesitamos saber con qué  recursos contamos,  oficina, ordenadores, impresoras, etc, podemos tener una magnífica idea, un gran equipo, pero si no contamos con las herramientas necesarias difícilmente podremos realizarlo.

Otro de los puntos importantes es conocer el idioma la que nos vamos a enfrentar y si lo conocemos o dominamos. Los proyectos pueden ser en un idioma o en varios dependiendo de su ámbito de aplicación. Para ello necesitamos personas que conozcan los posibles idiomas en los que se va a realizar el mismo.

Otro de los puntos importantes es nuestra maleta. En  un proyecto nuestra maleta irá llena de nuestro conocimiento y experiencia para realizar el trabajo que nos ha sido encomendado. En ella llevaremos además toda aquella bibliografía, programas informáticos, hojas de cálculo, presentaciones, etc. que hayamos ido acumulando a lo largo de nuestros años de trabajo. Pero cuidado también llevamos nuestros miedos y fracasos, para evitarlos debemos mantener la moral alta, una actitud de victoria, y un lema “ puedo con este proyecto y lo voy a finalizar con éxito”.
Y por último la parte más dura de un viaje y de un proyecto. ¿Cuánto me va a costar todo esto ?. El presupuesto es siempre la parte más complicada. Este es un momento delicado, puesto que si no  somos capaces de financiarlo por mucho que el proyecto sea magnífico habrá que posponerlo para mejor ocasión.

El control del presupuesto durante el viaje,  es también muy importante. Es bueno siempre contar con una caja para imprevistos y reflejarlo en nuestro presupuesto inicial. El otro día oía en la radio un programa de viajes y uno de los invitados comentaba que él parte siempre con  una pérdida de 600 euros, no cuenta con ellos, los da por perdidos por los imprevistos que puedan surgir. Es bueno siempre contar con Plan B y a veces hasta C.

En el próximo proyecto al que os vayáis a enfrentar, plantearlo como si fuese un viaje. ¿A dónde voy a ir?, ¿Con Quién?, ¿En qué  fechas?, ¿Cuánto va a durar?, ¿Qué etapas voy a realizar?, ¿Cuál es la logística que voy a necesitar?, etc. Contestar a estas preguntas con los datos del proyecto que tengáis entre manos, nos puede hacer ver otros aspectos del proyecto que a lo mejor de una forma más sistemática nos podrían pasar desapercibidos.   Ω