Las organizaciones actuales viven inmersas en un entorno denominado VUCA, concepto que se fraguó en la década de los noventa por los soldados norteamericanos de las fuerzas especiales, que responde al acrónimo inglés Volatility (V), Uncertatinty (U), Complexity (C) y Ambiguity (A).

El hombre desde tiempos inmemoriales ha tratado de prever el futuro, a través del estudio de las estrellas, el zodiaco, profecías, etc.; siempre hemos tratado de adivinar y/o entender qué es lo que nos ocurrirá en el futuro.

A pesar de todas nuestros esfuerzos adivinatorios todavía, que yo sepa, no hemos sido capaces de adivinar qué es lo que nos va a ocurrir en el minuto siguiente de nuestras vidas. Tratamos de planificar nuestro tiempo con agendas cada vez más complejas o con programas informáticos que nos ayudan a organizar nuestras tareas futuras.

Este interés por organizar el futuro nos aporta control sobre nuestras vidas y eso nos transmite la sensación de seguridad que necesitamos para poder seguir adelante.

A pesar de todo ello siempre hemos vivido en un entorno VUCA, un entorno volátil, incierto, complejo y ambiguo, en el que no  hemos conseguido saber, qué es lo que nos va a deparar la inmediatez del tiempo venidero.

Si miramos a nuestro alrededor son muy pocas las cosas sobre las que tenemos algún tipo de control y pese a ello en muchas ocasiones nos aferramos a estas situaciones dejando a un lado las cosas que sí dependen de nosotros. Como dice Victor Kuppers en sus conferencias, “yo no puedo decidir si llueve o no, pero sí puedo decidir si me mojo o saco el paraguas”.

En el entorno empresarial nos ocurre lo mismo. Las empresas las forman personas y las personas tenemos nuestro carácter, personalidad que trasladamos queriendo o de forma inconsciente a todo lo que nos rodea. Un buen amigo mío siempre me dice lo mismo, si quieres saber como se hacen las cosas en una empresa reúnete con el Dueño, Presidente o CEO y dependiendo de como actúe y de su personalidad, te puedes hacer una idea de como funciona la empresa.

Decía Winston Churchill, “El político debe ser capaz de predecir lo que va a pasar mañana, el mes próximo y el año que viene; y de explicar después por qué fue que no ocurrió lo que él predijo”. Con el fin de minimizar el efecto incertidumbre solemos hacer , previsiones sobre el negocio, marcar estrategias que nos permitan, a corto, medio y largo plazo, tener una posición en el mercado, contar con sistemas internos que analicen de forma rápida el cumplimiento o no de los objetivos. Todo ello orientado a poder cambiar de estrategia, objetivos, procedimientos con cierta inmediatez y oportunidad de corrección. Como nos indicaba Churchill debemos saber en todo momento qué nos esta ocurriendo,  explicarlo y tomar las decisiones necesarias para corregir las desviaciones entre nuestra previsión y la realidad de los acontecimientos.

Una herramienta eficaz que nos permite reducir la incertidumbre es el establecimiento de objetivos, mediante la fórmula SMART: Específicos, Medibles, Alcanzables , Realistas, y con una planificación Temporal determinada.

A la hora de definir nuestros objetivos debemos tener en cuenta que hay factores sobre los que no podemos actuar o donde nuestro campo de actuación es muy reducido. Como decía San Agustín, “Señor, concédeme serenidad para aceptar todo aquello que no puedo cambiar, fortaleza para cambiar lo que soy capaz de cambiar y sabiduría para entender la diferencia.”

Quiero centrarme en uno de los errores a mi entender más comunes, que me he encontrado a lo largo de mi experiencia profesional, en la fijación de objetivos y que en mi opinión tiene mucho que ver con centrar nuestros objetivos en cosas fuera de nuestro control.

Si observamos la estructura de una cuenta de resultados el primer ítem que nos aparece son los Ingresos. Es muy habitual que en el establecimiento de objetivos el primero sea ganar un X% más que el año anterior. Y no es menos cierto que en la mayoría de la ocasiones pensamos que para ganar más hay que vender más, poniendo nuestro objetivo de control en un factor externo a la Compañía. Nuestros Clientes

Los ingresos dependen en gran medida del Cliente. Sam Walton, fundador de la cadena Norteamericana de almacenes Wall Mart, decía “Solo hay un jefe. El cliente. Puede despedir del presidente hacia abajo; simplemente poniendo su dinero en otro lugar”.

La influencia sobre nuestros clientes es relativa, podemos trabajar nuestro marketing, fuerza de ventas, publicidad, etc, pero aún así hay un elevado porcentaje de incertidumbre, puesto que el Cliente es alguien ajeno a mi negocio. En cambio, si hay factores sobre los que nuestra influencia es mucho mayor y que en gran medida dependen de nosotros, los gastos. Podemos conocer  el coste de fabricar un producto o prestar un servicio, su margen de contribución, los productos o servicios que tenemos que realizar para llegar al punto de equilibrio, etc., en definitiva en los costes tengo más certezas que incertidumbres.

Un ejemplo sencillo de los datos que si dependerían de mi, serían:
Primero- Conocer mis objetivos, qué productos o servicios voy a ofrecer.
Segundo- Cuánto me cuesta fabricar o prestar, cada uno de esos productos o servicios.
Tercero- Qué costes fijos tengo que soportar para poder hacer frente a la fabricación o prestación del servicio.
Cuarto- Qué margen de beneficio voy a aplicar a cada uno de ellos,
Quinto- Cuántos productos o servicios tengo que vender para cubrir el coste total.
Sexto- A partir de que cantidad de ventas obtendré beneficios para la empresa.

Son pasos sencillos que nos pueden ayudar analizar con más detenimiento la estructura económica de nuestra empresa o negocio. Es verdad que dejo fuera otra multitud de factores que influyen en los costes como la capacidad de producción (capacidad ociosa), el margen de contribución por cada producto o servicio, estrategias de inversión, amortizaciones, etc. ratios complejos que necesitarían de un estudio más exhaustivo, que un solo artículo cuya finalidad es intentar reflexionar brevemente, sobre pequeños conceptos que puedan mejorar nuestra empresa o negocio.

No me quiero extender mucho más , puesto que este tema es muy amplio y solo pretendo dar unas pinceladas sobre el mismo, pero como resumen y siguiendo con la premisa de Sam Walton. Nuestros Clientes cada vez están más informados, tienen más claro que es lo que quieren. Por eso es imprescindible mentalizarnos de que nuestro Jefe es el Cliente ,que nuestro negocio debe estar orientado a cubrir sus expectativas mediante, entre otros elementos, la calidad del producto o servicio ofrecido, el precio de venta con respecto a mis competidores, el trato , nuestro conocimiento y experiencia, el cumplimiento de plazos, etc, son premisas imprescindibles si queremos tener un futuro a largo plazo.

Ahora que comienza el año es un buen momento para revisar nuestros objetivos, marcar los plazos de revisión y sistematizar el análisis de las desviaciones que se puedan producir. Centrar nuestros esfuerzos en lo que depende de nosotros, no caer en la queja de esto y lo otro y recordar como dice Victor Kuppers “Si llueve saca el paraguas, si te constipas, frenadol”. Entender esas posibles desviaciones como factores de aprendizaje y oportunidades de mejora de nuestros productos o servicios.

Como conclusión, hay muchos factores que influyen en nuestros negocios, sobre algunos podemos influir y sobre otros no. Centrémonos en aquello que dependa de nosotros e intentemos minimizar el impacto de aquello que no y sobretodo seguir adelante, buscando nuevas alternativas para crecer y mejorar. Os dejo esta reflexión de la Madre Teresa de Calcuta “Cuando por los años no puedas correr, trota. Cuando no puedas trotar, camina. Cuando no puedas caminar, usa el bastón… ¡Pero nunca te detengas!“.   Ω